Procédures

Partir en mobilités étudiantes sous accord de coopération inter universitaire (Chine, Russie, Amérique du sud……)
Réunion d’Information – Mobilités en Amérique Latine 2016 2017

A-Candidature

Vous devez dans un premier temps vous inscrire en ligne à la candidature ;
Dossier de candidature 2016-2017

1-Choix de votre projet

Vous avez un projet de mobilité et vous le formalisez par une lettre de motivation.

Vous identifiez surtout :

  • sur quelle période vous souhaitez effectuer votre mobilité (1 semestre ou 2 semestres, et puis le 1er semestre ou le 2nd semestre)
  • dans quelle université vous souhaitez candidater
  • dans quel domaine et dans quel cadre vous souhaitez effectuer votre mobilité : suivre des cours ou effectuer un stage.
  • quels enseignements vous devez suivre dans l’université d’accueil (Site internet de l’université d’accueil)

Vous nous adressez par e-mail avec les documents suivants :

  • votre CV (nécessairement par e-mail)
  • votre lettre de motivation (nécessairement par e-mail)
  • une copie de votre attestation de bourse  (si vous êtes boursier sur critères sociaux). Si vous ne pouvez pas scanner, vous pouvez nous en apporter une copie au bureau 208B.
  • une copie de votre carte étudiante, si vous ne pouvez pas scanner, vous pouvez nous en apporter une copie au bureau 208B.
  • le/les relevé(s) de vos années précédentes (vous devez pouvoir l’obtenir sur votre ENT en version pdf)
  • un RIB (en cas de demande de bourse ultérieure)

2-Prise de contact avec un responsable de l'UPVM


Vous vous adressez à la personne responsable des échanges au sein de votre département pour connaitre les conditions de départ en mobilité en ce qui vous concerne (par ex. les départs en L2 en LEA ne sont pas autorisés alors qu’ils le sont dans d’autres départements).
Par ailleurs, et plus spécifiquement, celles et ceux parmi vous qui ont le projet d’effectuer tout ou partie d’une année de master à l’étranger (M1 ou M2) doivent obtenir l’accord du responsable.
Il est en effet nécessaire que la personne responsable des échanges au sein de votre département ainsi que la personne responsable de votre Master (si vous souhaitez partir à ce niveau) donnent leur accord pour votre mobilité afin que vous puissiez être suivi au niveau pédagogique lors de votre mobilité, et plus important que votre année de mobilité à l’étranger soit reconnue à l’UPVM .
Toujours à ce niveau, vous vous rendez sur le site de l’université d’accueil afin d’identifier :

>> la procédure à suivre pour effectuer votre candidature pour une mobilité .

>> le calendrier à respecter (le calendrier des demandes peut différer d’un pays à l’autre et parfois, les candidatures doivent être adressées très tôt, en mars par exemple)

>> vous vous informez également sur les conditions d’hébergement

3-Elaboration du contrat pédagogique

a- sur le site de l’université étrangère, vous recherchez les modules que vous effectuerez et vous complétez le contrat pédagogique (Learning agreement). Cf document.

A ce niveau, il est souhaitable de vérifier avec la personne responsable des échanges dans le cadre de la convention qui nous lie à l’université de votre choix, si le cursus n’est pas déjà cadré, et les cours déjà pré-définis.
Ce contrat pédagogique liste d’une part les modules que vous auriez dû suivre et valider à l’UPVM, et en face, en correspondance, les modules que vous suivrez au sein de l’Université d’accueil.
Vous devez identifier les cours disponibles à votre niveau et éventuellement à d’autres niveaux si cela s’avère nécessaire en fonction des pré-requis de l’université étrangère de votre choix. Les modules de l’UPVM et ceux que vous suivrez au sein de l’Université d’accueil n’ont pas besoin d’être identiques ou du même niveau.
Le contrat pédagogique doit être accepté (validé) d’une part par les responsables de votre département à l’UPVM, d’autre part par les responsables de l’université d’accueil.

IMPORTANT : il est nécessaire que la personne responsable des échanges au sein de votre département ainsi que la personne responsable de votre Master (si vous souhaitez partir à ce niveau) donnent leur accord pour votre mobilité afin que vous puissiez être suivi au niveau pédagogique lors de votre mobilité, et plus important que votre année de mobilité à l’étranger soit reconnue à l’UPVM et vous permette de valider votre année à l’UPVM.

ATTENTION : il est possible que les cours disponibles au sein de l’université d’accueil ne soient pas suffisants pour valider votre année à l’UPVM : vous devrez envisager des solutions complémentaires aux modules suivis à l’étranger avec l’accord des personnes responsables du suivi de votre mobilité au sein de votre département d’origine.
Enfin, à cette étape, nous informons l’université de votre projet et lui demandons de nous transmettre les informations nécessaires sur les conditions d’inscription.

b – une fois le contrat pédagogique complété et signé par les responsables de votre département à l’UPVM, nous le transmettons à nos correspondants au sein de l’université d’accueil.

Il serait bon que cette étape soit effectuée entre mars et avril de l’année précédent votre année en mobilité, afin de laisser du temps à nos correspondants au sein de l’université d’accueil de nous répondre et de vous accepter, et puis de vous permettre ensuite d’effectuer vos démarches de départ.

ATTENTION : vérifiez bien la date limite d’inscription dans l’université de votre choix afin que le contrat pédagogique et les documents à fournir soient bien transmis dans les temps.

B-Préparation de votre départ

PRÉPARATION de votre départ : aides financières, conditions d’accueil (hébergement, etc), inscription à l’UPVM et visa

1-Visa et documents officiels

Vous vous rendez sur le site internet du consulat de votre pays d’accueil et vous effectuerez la demande de visa (le consulat des pays étrangers est généralement situé à Paris, parfois à Marseille, voire même à Montpellier – ex : consulat d’Algérie).

Cette démarche peut prendre entre 1 semaine (Algérie) et 2-3 mois en fonction des destinations, donc soyez vigilant à vous y prendre suffisamment tôt.
Souvent, parmi les pièces nécessaires pour compléter cette démarche, il vous sera nécessaire de fournir une attestation d’acceptation de l’université d’accueil ainsi qu’une attestation stipulant que vous disposez d’un certain montant financier (ex. le Brésil demande une attestation pour un montant de 700 euros).
A ce niveau également, nous vous apporterons le soutien nécessaire, notamment en effectuant la demande d’attestation auprès de l’université d’accueil ainsi que l’attestation auprès du CROUS (si vous êtes boursier sur critères sociaux) ou une attestation modèle à compléter par vous et à signer par vos parents qui peuvent attester vous apporter un soutien financier.

2-Inscriptions administrative et pédagogique à l'UPVM

Une fois le contrat pédagogique accepté par les responsables de l’université d’accueil, vous préparez votre départ à l’étranger et divers éléments doivent être pris en compte :

>> Tout d’abord, au niveau des moyens financiers dont vous disposerez, vous avez la possibilité de profiter d’aides à la mobilité soit de l’État (du CROUS, si vous êtes boursier sur critères sociaux), soit de la région Languedoc-Roussillon, en respectant un certain nombre de conditions.
Elles ne constituent bien entendu qu’un complément et vous devez disposer vous-même de soutiens financiers afin de subvenir à vos besoins une fois à l’étranger (économies personnelles, aides parentales, éventuellement emprunts).

>> Nous vous invitons par ailleurs à vous informer auprès de votre département d’origine (vous vous rendez sur le site internet du conseil général du département où résident vos parents et rechercher les aides à la mobilité à l’étranger), mais également auprès de votre région d’origine (sauf s’il s’agit du Languedoc-Roussillon, puisque c’est l’UPVM qui gère nos relations avec la Région), et auprès de tout organisme ou institution qui pourrait vous aider.
Votre projet de mobilité doit donc vous amener à effectuer des recherches dans cette direction.

>> Ensuite, il est nécessaire que vous disposiez du maximum d’information sur les conditions d’inscription et d’accueil au sein de votre université d’accueil (devez-vous payer les frais d’inscription, profiterez-vous d’un hébergement en cité universitaire ou d’une aide pour trouver un logement dans le cas contraire, serez-vous accueilli à votre arrivée sur place, etc) : nous vous aiderons bien entendu dans vos démarches à ce niveau.

>> Enfin, il vous sera nécessaire de procéder aux démarches d’inscription à l’UPVM : vous devrez compléter votre dossier d’inscription avant votre départ et régler les droits d’inscription prévus.

Veuillez suivre la procédure à télécharger ici.

3-Préparation de votre séjour à l'étranger

Vous préparez votre séjour : achat du billet d’avion, réservation de votre hébergement, etc.

C-Pendant votre mobilité

Vous gérez votre mobilité et ensuite votre retour en France :

Vous nous transmettez le nom et les coordonnées des personnes qui vous encadrent au sein de l’université d’accueil et vous nous mettrez en copie de vos communications vers ces responsables, ainsi que vers vos responsables à l’UPVM et :

>> vous suivez les modules ou effectuez votre stage (pour ceux qui sont en M1 et M2)

>> s’il devient nécessaire de modifier votre liste de modules après votre arrivée dans votre université d’accueil, vous devez transmettre les modifications sur le document « contrat d’études » modifié aux personnes responsables de votre suivi pédagogique au sein votre département d’origine à l’UPVM – ces personnes devront valider les modifications.

>> vous nous transmettrez en temps voulu le document correspondant à votre inscription pédagogique à l’UPVM : nous vous adresserons ce document dès que possible. Cette procédure est nécessaire afin de vous permettre de valider votre année à l’UPVM.

>> nous vous adresserons par courrier postal votre carte étudiant à l’adresse que vous nous aurez communiquée, et par e-mail en version pdf.

>> vous assistez aux examens dans l’université d’accueil

>> vous vérifiez auprès de la personne en charge de votre mobilité au niveau pédagogique si vous devez rentrer en France, à l’UPVM, pour assister à un ou plusieurs examens afin de valider votre année.

D- A la fin de votre mobilité

Relevé de notes et diplôme

>> vous vous assurez d’obtenir le relevé de notes pour l’ensemble des modules indiqués dans votre contrat pédagogique et vous nous le transmettez par mail ; nous aurons également besoin que les personnes responsables de votre suivi au sein de l’université d’accueil nous transmettent un relevé de notes officiel.

Cette démarche permettra que les notes obtenues soient transférées vers votre département d’origine au sein de l’UPVM et que votre année (ou votre semestre) soit ainsi validée.

ATTENTION : il est nécessaire que le transfert des notes ait lieu avant :

La fin du mois de janvier
Pour les résultats du 1er semestre car les jurys de l’UPVM sont organisés début février

La fin du mois de juin
Pour les résultats du 2nd semestre car les jurys de l’UPVM sont organisés début juillet

Si vous ne pouvez pas obtenir votre relevé de note avant la date d’organisation des jurys de 1er et de 2nd semestre, cela provoquera des retards dans leur prise en compte et dans la validation de votre année, qui ne pourrait intervenir que courant septembre (date à confirmer par la suite).

>> vous aurez éventuellement à passer des examens complémentaires à votre retour à l’UPVM, en fin de 2nd semestre, si cela a été convenu avec les responsables de votre suivi pédagogique dans votre département d’origine au sein de l’UPVM.

>> afin d’obtenir votre relevé de note officiel, vous vous rendez sur votre ENT où il est placé après la validation des notes par les jurys ; si vous validez un diplôme (L3, M1, M2), vous vous adressez au service de la scolarité pour obtenir le document officiel établi.

 

Sommaire

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1- Introduction
2- Prérequis
3- Procédures  4- Contacts

 

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