Procédures

Partir sur programmes internationaux : Programme Erasmus +

Déclaration de candidature au programme Erasmus

 

Important: Après avoir rempli le dossier en ligne et l’avoir imprimé, veuillez le déposer au Bureau Erasmus + (bureau 208 B, bâtiment administratif), avec les documents suivants :
– Une lettre de motivation rédigée en français adressée à la Commission de Sélection Erasmus +.
– L’attestation de résultats de l’année universitaire précédente (et si possible de votre dernier semestre).
– Une photo d’identité.

Remarques importantes :
Attention, certaines universités exigent un niveau de langue spécifique (TOEFL,CAMBRIDGE CERTIFICAT etc….) ; c’est à vous de vérifier cette exigence auprès de l’université choisie
– Vous devez choisir une destination correspondant aux accords signés pour votre filière / département.
– Si vous envisagez de préparer un master à l’étranger, vous devrez joindre au dossier de candidature l’autorisation écrite de votre directeur de master concernant le projet de mobilité.
– Si vous envisagez de préparer un 3ème cycle à l’étranger, vous devrez joindre l’autorisation écrite de votre directeur de recherche concernant le projet de mobilité et l’intitulé de votre doctorat.

Sélection des candidats au programme Erasmus

Après retour des dossiers de candidature au service des Relations Internationales, ceux-ci seront transmis aux Coordinateurs départementaux responsables des accords Erasmus+ correspondant à leur filière. Ceux-ci convoqueront une commission de sélection qui étudiera les dossiers et établira la liste des candidats sélectionnés. Une liste d’attente sera éventuellement établie.
Ces listes seront alors retournées au Bureau Erasmus+ qui les communiquera aux universités européennes partenaires.
Certaines universités partenaires vous communiqueront en retour une documentation d’ordre pratique et pédagogique. Si vous ne recevez pas cette documentation, il vous appartient de consulter le site Internet de votre université d’accueil.

  • Les critères de sélection

Les commissions de choix départementales composées d’enseignants-chercheurs sélectionneront les candidats en fonction de critères académiques.
L’examen de votre candidature dépendra aussi votre lettre de motivation, à laquelle nous vous recommandons d’apporter le plus grand soin.

  • Communication des résultats de la sélection

Les résultats des sélections seront communiqués  au bureau 208b des Relations Internationales.

Les démarches à accomplir avant votre départ

Vous ne devrez vous préoccuper des points ci-dessous qu’une fois votre destination connue.

Après la sélection par la Commission compétente, vous devrez effectuer votre inscription sur le site Internet de l’Université partenaire le plus rapidement possible. Attention aux dates limites !
Internet est votre principal outil de recherche et de communication : inscription, sélection des cours, logement, etc. Chaque université partenaire ayant ses propres spécificités, il vous appartient de consulter le site Internet de l’université dans laquelle vous avez été sélectionné(e), voire de contacter directement son service Erasmus + pour un complément d’information.
La préparation de votre séjour fait partie intégrante de votre mobilité Erasmus +. Vous êtes l’acteur principal de votre mobilité.
Soyez attentif aux exigences particulières et au calendrier de votre université d’accueil. Respectez impérativement les procédures et les dates limites !

  • Démarche auprès de l’université partenaire

1- L’Application Form

Qu’est-ce que l’Application Form ?
C’est le dossier d’inscription dans l’université d’accueil.
C’est un document officiel émanant de l’établissement d’accueil qui vous sert, dès sélection de votre candidature, à confirmer votre volonté de venir y étudier dans le cadre du programme ERASMUS.
Il est très important de vous procurer ce document et de le retourner au partenaire dans les temps. Attention ! Chaque université possède son propre calendrier et sa date limite pour le renvoi de l’Application Form.

Où se procurer ce document ?
Vous le téléchargez sur le site Internet de l’université partenaire (cas le plus fréquent). En cas de problème pour le trouver ou le compléter, vous devrez prendre contact avec le service Erasmus de l’université partenaire.
Parfois la signature du coordinateur institutionnel Erasmus de l’Université Paul-Valéry Montpellier et/ou du coordinateur de votre département est demandée. Dans ce cas, n’oubliez pas de faire viser l’Application Form avant de le retourner au partenaire.

2- La recherche d’un logement
Cette démarche vous appartient entièrement : prenez vos dispositions et évitez d’attendre le dernier moment.
Grâce à votre statut d’étudiant ERASMUS, vous pouvez (dans la plupart des cas) solliciter auprès de nos partenaires l’attribution d’un logement universitaire : il faut prendre contact avec l’université d’accueil pour connaître la procédure et retirer le formulaire de réservation ou de demande (Accommodation Form).
Les demandes de logement ne garantissent pas dans tous les cas leur obtention : soyez vigilant quant aux documents qui vous seront demandés (chèques de caution notamment).

  • Démarche auprès de l’UPVM

1- Le contrat d’études ou Learning Agreement
Vous devez remplir votre contrat d’études ou Learning Agreement avec l’aide du coordinateur ERASMUS de votre département. Vous devez ensuite remettre votre Learning Agreement signé par votre coordinateur départemental le 15 juin au plus tard à :
M. Rahmane Amara
Bureau Erasmus 208 B
Bâtiment Administratif
04 67 14 26 84 – Fax : 04 67 14 20 62
Email : rahmane.amara@univ-montp3.fr

Télécharger le contrat de mobilité ERASMUS +
Learning agreement             Learning agreement modification

Learning agreement et contrat ERASMUS version Word

Soyez attentif aux avis de réunions de départements concernant le programme ERASMUS. N’hésitez pas à contacter votre coordinateur départemental en cas d’absence de réunion.

2- Les inscriptions administrative et pédagogique
Les inscriptions administrative et pédagogique s’effectuent obligatoirement au Bureau Erasmus :
Rahmane Amara
Bureau Erasmus 208 B
Bâtiment Administratif
Tel : 04 67 14 26 84 – Fax : 04 67 14 20 62
Email : rahmane.amara@univ-montp3.fr

sur rendez-vous durant les périodes suivantes :

>> Du 5 au 22 juillet
>> Du 1 au 17 septembre.

Pour l’inscription administrative, vous devez fournir les pièces suivantes :
a. Attestation de résultats de l’année en cours
b. 2 photos d’identité
c. Copie de la carte d’identité
d. RIB (relevé d’identité bancaire)
e. Attestation d’Appel à la Défense
f. Chèque pour paiement de la Sécurité Sociale et des droits de Médecine Préventive.
g. Attestation d’assurance rapatriement.

3- La protection sociale

  • Puisque vous restez étudiant de l’Université Paul-Valéry Montpellier, vous devrez souscrire au régime de sécurité sociale étudiante (exactement de la même manière que si vous restiez à Montpellier) : adressez-vous (selon votre situation), à la LMDE, MEP ou à la CPAM pour retirer la carte européenne de sécurité sociale.
  • Souscrire à une assurance rapatriement (de votre choix) est obligatoire.

4- L’engagement Erasmus
Lors de l’inscription administrative, l’étudiant signera son contrat de mobilité ERASMUS+ Version Word  et recevra différents documents indispensables à son séjour et au paiement de la bourse de mobilité : Attestation_inscription_mobilité qui devront impérativement être remplis et renvoyés en temps opportun (sinon, il ne sera pas possible de vous verser la bourse de mobilité).
Le participant devra compléter et soumettre le rapport du participant en ligne après sa période de mobilité dans un délai de 30 jours calendaires suivant la réception de la notification l’invitant à le faire. La charte Erasmus étudiant lui sera également remise.

Les démarches à accomplir pendant votre séjour Erasmus

  • 1- Début de mobilité

Vous devrez envoyer par mail (document PDF) ou par courrier postal l’attestation_inscription_mobilité signée par le service ERASMUS de votre université d’accueil dans un délai de 15 jours maximum après votre arrivée. Cette attestation permet de débloquer le 1er versement de la bourse de mobilité :
Rahmane AMARA
Bureau Erasmus + 208 B
Bâtiment Administratif
Email : rahmane.amara@univ-montp3.fr

> Vous devrez ensuite renvoyer impérativement votre Learning Agreement par mail (document PDF) ou courrier postal au plus tard un mois après votre arrivée dans l’université d’accueil (la date du cachet de la poste faisant foi). Sur ce Learning Agreement devront être apposées obligatoirement les signatures du Coordinateur Institutionnel et du Coordinateur départemental de votre université d’accueil.

SOUTIEN LINGUISTIQUE EN LIGNE (Online Linguistic Support – OLS)

L’OLS est un dispositif conçu par Erasmus+ pour vous aider à améliorer vos compétences dans la langue d’enseignement ou de travail durant votre mobilité.
L’OLS offre :
– Un test de langue en ligne à réaliser au début et à la fin de votre mobilité.
– Un cours de langue à réaliser pendant la mobilité
Le test de langue :
Il est obligatoire. Au début de votre mobilité, vous recevrez un e-mail d’Erasmus+ OLS contenant vos identifiants de connexion pour passer le test. A la fin de votre mobilité, vous recevrez un mail de notification pour passer à nouveau le test.
Le cours de langue :
Vous pourrez le suivre si vous le souhaitez.
Si le niveau obtenu au test initial est compris entre A1 et B1, vous recevrez automatiquement un mail vous invitant à participer au cours en ligne.
Si le niveau obtenu au test initial est compris entre B2 et C2 et vous souhaitez participer au cours, il vous faudra envoyer un mail à Rahmane AMARA  pour demander de vous faire envoyer une licence de cours.
Présentation de l’OLS en 1,20mn :

 

  • 2- Durant votre mobilité

Après avoir obtenu l’accord du coordinateur départemental de l’Université Paul-Valéry Montpellier 3, puis celui de l’université partenaire, vous pouvez, le cas échéant, demander un changement dans la durée de votre mobilité (réduction ou prolongation) avant le 30 janvier 2011. Une modification de votre contrat ERASMUS comportant les nouvelles dates de mobilité vous sera renvoyée pour signature.

  • 3- Fin de mobilité

Quelques jours avant votre départ, vous devrez faire signer et tamponner par votre université d’accueil votre  Attestation_fin de séjour et la renvoyer ou la remettre au Bureau Erasmus au maximum 15 jours après la date de fin de séjour mentionnée sur l’attestation.

Vous devez compléter et soumettre votre rapport en ligne après votre période de mobilité dans un délai de 30 jours calendaires suivant la réception de la notification vous invitant à le faire (email envoyé par un serveur européen). Gardez une copie pdf et envoyez un double au bureau Erasmus.

L’ensemble de ces éléments conditionne le paiement de la bourse de mobilité et la validation de vos résultats en fin d’année universitaire. Nous attirons votre attention sur la nécessité de respecter strictement les dates indiquées.

Les démarches à accomplir au retour de votre séjour Erasmus

Si vous n’avez pas renvoyé une copie de votre rapport Erasmus et votre attestation de fin de séjour par email, ramenez ces documents au bureau Erasmus (bâtiment administratif, 2e étage, bureau 208b).

La procédure de transfert de notes débute à réception des résultats de l’université d’accueil . Les commissions de transfert se réunissent en règle générale durant le mois de septembre. Nous attirons votre attention sur le fait que la procédure peut être ralentie pour des raisons de délais postaux ou encore si l’étudiant passe le rattrapage dans l’université d’accueil.

Sommaire

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1- Présentation
2- Prérequis


3- Procédures

4-Contacts
5- FAQ

 

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